Учитесь Говорить на Бумаге: Искусство Эффективного Делового Письма

Rudolf Flesch, специалист в письме навыков, управлял классами больше тридцати лет для государственных служащих, адвокатов, банкиров и т. п., при письме деловой корреспонденции.

Две подсказки он подчеркнул много раз в его классах.

первое: сделали все возможное, чтобы отнять от груди себя от запрещений и возбужденных привычек, которые Ваши школьные учителя, чтобы благословить их, завещали к Вам. Ни перед чем не остановитесь, чтобы избавить себя от неуклюжих, неестественных и искусственных стилей письма, которые были укреплены ежедневно начиная с Вашего раннего детства.

второе: , когда Вы пишете письмо или подобное - даже если бы это - деловое письмо, которое Вы обычно помещали бы в "очень формальную" категорию - предполагают, что адресат сидел тут же, с другой стороны Вашего стола.

Расслабиться. Если бы Вы действительно полагали, что получатель был с Вами в комнате, то Вам никогда не доводим до вашего сведения бы нахальство для начала или "мы желаем сообщить Вам".

Случайно, у меня есть признание, чтобы сделать. Я - довольно опытный автор, но снова и снова, я передаю самые преступления, которые заставили бы Rudolf Flesch съежиться.

я - грешник! Но тогда - я знаю об этом. Я пытаюсь застать меня на месте.

И когда я преуспеваю, я довольно безжалостен со мной непосредственно.

То, Когда Flesch говорит, что Вы должны вообразить человека, которого Вы пишете Вам, тут же с Вами в комнате, это не означает, что непринужденность является соответствующей для всех категорий письменных документов.

Но чаще чем не, это расценено сегодня как признак профессионализма, а не перемена.

Что еще более важно это намного более эффективно, поскольку мы будем видеть. И какой бы ни способ, которым Вы смотрите на это, эффективная коммуникация, является названием игры!

Случайно, Вы заметите, что я сказал, что мы говорили о..., а не мы написали о.

, я не могу видеть Вас, поскольку я пишу. Все, что я могу видеть, является моим монитором, и это не большая часть собеседника. Все равно, я использую слова разговора все время.

Я вспоминаю свои школьные дни в Южной Африке, вокруг половину столетия назад. В конце каждого срока мы написали экзамены, и одну бумагу всегда называли "английским Составом."

От самого низкого сорта до самого высокого формат был о том же самом. Было вообще два вопроса: первое началось бы: "Напишите эссе приблизительно 500 слов на одной из следующих тем..." Вторым было бы то же самое, с "письмом", которым заменяют для "эссе".

Между экспертизами учителя барабанили бы множество правил в наши впечатлительные головы, всегда сопровождаемые мрачными предупреждениями об ужасных последствиях несоблюдения! Многие из этих правил непосредственно противоречат тому, что я говорю Вам делать теперь.

Вы когда-либо брали курс в общественном разговоре?

Когда Вы делаете общественный курс разговора, Вы не слышите очень о грамматике и словаре. Вместо этого Вы учитесь не быть смущенными, преодолеть Ваши запрещения, говорить без готового подлинника и обратиться к аудитории перед Вами.

Мы не говорим, что хорошая грамматика и такие вещи не важны в письменной форме. Они очень важны.

Но они не сущность. До некоторой степени, письмо настолько более трудно чем общественный разговор, потому что Ваша аудитория не тут же перед Вами. Но объект целого осуществления состоит в том, чтобы прорваться через невидимый барьер, который отделяет автора и читателя.

Заметьте, что вопрос я спросил три параграфа назад? Конечно, это - одна из уловок, которые мы используем, чтобы сорвать тот самый барьер.

Я, возможно, спас много слов ведущим правом в с: "Те, кто взял общественный курс разговора, знают это..." Но у вопроса есть более близкое, личное кольцо. С небольшим количеством удачи я даже заставлю Вас чувствовать, что я говорю непосредственно ВАМ. Почему? Поскольку человек обычно перчит свою каждодневную беседу миллионами вопросов!

По точно той же самой причине, этой статье, полно сокращений слова. То есть: я пишу, что они, а не "они"; Я буду и не, "я буду." Конечно кажется более удобным, Вы будете - ой, Вы допустите.

"Да", Вы можете хорошо выступить, "давайте предполагать, что я - управляющий банком или подобное? Я могу действительно использовать тот стиль в письменной форме для моих клиентов? И о черт возьми - что, если я - некоторый правительственный чиновник?" (Мы не будем говорить об адвокатах в настоящий момент - они - специальный класс головной боли, с которой мы должны будем иметь дело отдельно).

Возражение: "Несомненно, Вы можете." Когда Вы пишете деловое письмо, Вы хотите сделать Ваш пункт быстро и эффективно. Далее, Вы ищете ответ: Вы хотите действие. Неофициальный стиль, а не одна из чопорной и надлежащей традиционности, более вероятно, добьется цели.

При том, Вы могли задать мне очень сильный вопрос:

"Это имеет смысл, когда Вы хотите быть дружелюбными: когда Вы надеетесь получать бизнес потенциального клиента, или сохранять тот из существующего. Но что, если я преднамеренно нуждаюсь в жестком и формальном тоне, как тогда, когда я пишу письмо от требования должнику?"

Мы можем сделать не лучше чем указать пример, прямой от Rudolf Flesch. Сравните эти два извлечения:

"Обязательно, чтобы Вы представили вышеупомянутое количество в течение пяти дней. Отказ с Вашей стороны, чтобы подчиниться может привести к судебному иску за ваш счет."

"Если Вы не заплатите это количество в течение пяти дней, то мы начнем судебный иск за ваш счет."

Какая из этих двух версий, более вероятно, поразит несчастного получателя из его остроумия?

Вы быть судьей!