Письмо Деловых Писем, Которые Сделали Работу

Несмотря на широко распространенное использование электронной почты в торговле сегодня, традиционные деловые письма - все еще главный путь который большинство фирм официально communicatewith их клиенты и другие фирмы.

Это особенно верно, когда фирмы хотят к formalizean соглашению или пониманию. Пока, электронные письма - greatfor, вся предварительная работа, но формальный businessletter все еще чаще всего необходима, чтобы "запечатать дело".

Есть две основных категории бизнеса letters:business к бизнесу, и бизнеса к клиенту.

ПИСЬМА ДЛЯ КОРПОРАТИВНЫХ КЛИЕНТОВ

Большинство писем для корпоративных клиентов написано confirmthings, которые были уже обсуждены среди чиновников в

встречи, по телефону, или через электронную почту.

Вы можете вообразить письма, которые должны были бы возвратиться andforth, чтобы покрыть все вопросы и возможности thatcan быть покрытыми на одночасовой встрече, полчаса phonecall, или несколько быстрых электронных писем?

Главная цель типичного делового письма - toformalize детали, которые были достигнуты в thosediscussions, и обеспечить любой дополнительный informationthat было согласовано.

За эти годы, определенные общие стандарты развили inthe деловой мир что огромное большинство businessesuse в составлении их корреспонденции для корпоративных клиентов.

ПИСЬМА БИЗНЕСА К КЛИЕНТУ

Как с письмами для корпоративных клиентов, по yearscertain общим стандартам развились в businessworld, который огромное большинство фирм использует в draftingletters для существующего и потенциальных клиентов.

Так как они - произведенные клиентом письма, есть noparticular ожидание, что они следуют за любым стандартом particularletter-письма. Как правило, они обработаны justlike любая другая часть личной корреспонденции.

ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО, СОЧИНЯЯ ПОДСКАЗКИ

1. Ограничьте Их Одной страницей

По определению, деловые письма должны быть короткими и к thepoint, предпочтительно одна страница в длине. Исследования нашли, что thatbusy деловые люди не любят читать вне firstpage, и фактически задержат чтение более длинные письма.

2. Понизьте Технические Детали К Приложениям

3. Держите Их Формальными и Фактическими

Вообще говоря, тон и содержание бизнеса lettersshould быть формальными и фактическими. Чувства и эмоции делают nothave место в деловых письмах.

4. Тщательно Запланируйте Свое Письмо

Прежде, чем написать письмо, займите несколько минут, чтобы перечислить все ofthe определенные пункты, которые Вы должны покрыть. Иногда это может evenmean звонок в получателя или его/ее компанию, чтобы подтвердить пункт aspecific. Помните, цель письма - к связи все детали относительно предмета под рукой, так, чтобы moreletters не должен был быть написан назад и вперед.

5. Будьте Клиентом, Дружелюбным

При письме непосредственно клиентам, всегда сосредоточьтесь на theirneeds и их перспективе. Поместите себя в их positionand, воображают то, что он походил бы на получение Вашего письма. Все могут сделать это, так как мы - все клиенты someother бизнеса в некоторой части наших жизней.

6. Используйте Справедливый Язык

Удостоверьтесь, что Вы избегаете языка, который является определенным для пола, гонки, или религии во всех деловых письмах, или к otherbusinesses, или клиентам. Например, используйте "рабочую силу" вместо "трудовых ресурсов", или "председатель", а не "председатель".Most гиды по стилю содержит детализированные списки offensiveterms и некоторых предложенных замен.

Чтобы видеть полностью отформатированный "реальный шаблон" businessletter, Вы можете проверить следующую связь:

© 2005 Shaun Fawcett