Письмо Деловых Писем, Которые Сделали Работу
Несмотря на широко распространенное использование электронной почты в торговле сегодня, традиционные деловые письма - все еще главный путь который большинство фирм официально communicatewith их клиенты и другие фирмы.
Это особенно верно, когда фирмы хотят к formalizean соглашению или пониманию. Пока, электронные письма - greatfor, вся предварительная работа, но формальный businessletter все еще чаще всего необходима, чтобы "запечатать дело".
Есть две основных категории бизнеса letters:business к бизнесу, и бизнеса к клиенту.
ПИСЬМА ДЛЯ КОРПОРАТИВНЫХ КЛИЕНТОВ
Большинство писем для корпоративных клиентов написано confirmthings, которые были уже обсуждены среди чиновников в
встречи, по телефону, или через электронную почту.
Вы можете вообразить письма, которые должны были бы возвратиться andforth, чтобы покрыть все вопросы и возможности thatcan быть покрытыми на одночасовой встрече, полчаса phonecall, или несколько быстрых электронных писем?
Главная цель типичного делового письма - toformalize детали, которые были достигнуты в thosediscussions, и обеспечить любой дополнительный informationthat было согласовано.
За эти годы, определенные общие стандарты развили inthe деловой мир что огромное большинство businessesuse в составлении их корреспонденции для корпоративных клиентов.
ПИСЬМА БИЗНЕСА К КЛИЕНТУ
Как с письмами для корпоративных клиентов, по yearscertain общим стандартам развились в businessworld, который огромное большинство фирм использует в draftingletters для существующего и потенциальных клиентов.
Так как они - произведенные клиентом письма, есть noparticular ожидание, что они следуют за любым стандартом particularletter-письма. Как правило, они обработаны justlike любая другая часть личной корреспонденции.
ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО, СОЧИНЯЯ ПОДСКАЗКИ
1. Ограничьте Их Одной страницей
По определению, деловые письма должны быть короткими и к thepoint, предпочтительно одна страница в длине. Исследования нашли, что thatbusy деловые люди не любят читать вне firstpage, и фактически задержат чтение более длинные письма.
2. Понизьте Технические Детали К Приложениям
3. Держите Их Формальными и Фактическими
Вообще говоря, тон и содержание бизнеса lettersshould быть формальными и фактическими. Чувства и эмоции делают nothave место в деловых письмах.
4. Тщательно Запланируйте Свое Письмо
Прежде, чем написать письмо, займите несколько минут, чтобы перечислить все ofthe определенные пункты, которые Вы должны покрыть. Иногда это может evenmean звонок в получателя или его/ее компанию, чтобы подтвердить пункт aspecific. Помните, цель письма - к связи все детали относительно предмета под рукой, так, чтобы moreletters не должен был быть написан назад и вперед.
5. Будьте Клиентом, Дружелюбным
При письме непосредственно клиентам, всегда сосредоточьтесь на theirneeds и их перспективе. Поместите себя в их positionand, воображают то, что он походил бы на получение Вашего письма. Все могут сделать это, так как мы - все клиенты someother бизнеса в некоторой части наших жизней.
6. Используйте Справедливый Язык
Удостоверьтесь, что Вы избегаете языка, который является определенным для пола, гонки, или религии во всех деловых письмах, или к otherbusinesses, или клиентам. Например, используйте "рабочую силу" вместо "трудовых ресурсов", или "председатель", а не "председатель".Most гиды по стилю содержит детализированные списки offensiveterms и некоторых предложенных замен.
Чтобы видеть полностью отформатированный "реальный шаблон" businessletter, Вы можете проверить следующую связь:
© 2005 Shaun Fawcett